5 Tipps für Ihre Online-Veranstaltung

In Zeiten von Corona werden Veranstaltungen vermehrt als Onlineformate angeboten. Das reicht von Stammtischen über interne Workshops und Kundenmeetings bis hin zu mehrtägigen Weiterbildungsmaßnahmen. Dabei kommen die unterschiedlichsten Tools zum Einsatz wie zum Beispiel Zoom, Teams, Wonder.me, Miro, Mural oder Conceptboard um nur einige zu nennen. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Angeboten und Möglichkeiten. Doch welches ist das Richtige für Ihre Bedürfnisse, welches Veranstaltungsformat passt am besten und worauf müssen Sie sonst noch achten? Wir haben Ihnen 5 Tipps zusammengestellt, damit Ihre Online-Veranstaltung ein Erfolg wird:

1. Tipp: Teilnehmer identifizieren!

Sie planen einen aufwendigen Kunden-Workshop mit 3 verschiedenen Tools und viel technischer Interaktion, stellen dann aber fest, das Ihre Teilnehmer mit der Handhabung völlig überfordert sind. Damit ist auch der inhaltlich beste Workshop nicht mehr zu retten! Bevor Sie in diese oder ähnliche Fallen tappen, überlegen Sie frühzeitig, wer an Ihrer Veranstaltung teilnehmen wird und welche Konsequenzen das für die notwendigen Rahmenbedingungen wie die Tool-Auswahl und den inhaltlichen Ablauf hat. Wichtig sind hier besonders folgende Punkte:

• Welche Ausstattung kann ich voraussetzen?
• Wie technisch versiert sind meine Teilnehmer?
• Welche Vorerfahrungen bringen sie mit?
• Was erwarten die Teilnehmer von meiner Veranstaltung?

2. Tipp: Ziele definieren.

Geht das auch digital? Nicht jede Art von Veranstaltung lässt sich so einfach digitalisieren und nicht jedes Onlineformat macht auch Sinn. Abhängig von der Art Ihrer Veranstaltung sind unterschiedliche Formate möglich und sinnvoll. Nicht alles kann mit einem: „Wir treffen uns alle online, nutzen Sie dazu diesen Link.“ gelöst werden.

Um hier eine passende Entscheidung zu treffen, müssen Sie sich darüber klar werden, welche Ziele Sie mit Ihrer Veranstaltung verfolgen. Was genau wollen Sie erreichen?

• Informieren (z. B. bei einer Informationsveranstaltungen zu neuen Dienstleistungen)
• Interagieren (z. B. bei Get-Together Formaten)
• Ergebnisse präsentieren (z. B. bei Kunden-Meetings)
• Inhalte diskutieren (z. B. bei Projektmeetings)
• Neue Ideen entwickeln (z. B. bei Workshops)
• Abläufe planen (z. B. Kick-Off Events)
• Vorhandene Inhalte bearbeiten (z. B. bei Arbeitsgruppen)

In den meisten Fällen werden Sie nicht auf mehr als zwei bis drei übergeordnete Ziele pro Veranstaltung kommen. Falls es doch mehr werden sollten, überlegen Sie, ob Sie Ihre Veranstaltung nicht doch lieber auf mehrere Einzeltermine aufteilen möchten, um sich selbst und Ihre Teilnehmer nicht zu überfordern. Denn unterschiedliche Ziele erfordern für die Umsetzung unterschiedliche Tools und Vorgehensweisen.

3. Tipp: Das passende Werkzeug finden.

Sobald Sie sich im Klaren darüber sind, wer Ihre Teilnehmer sind und was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen wollen, haben Sie alle Voraussetzungen geschaffen, um sich nach den notwendigen Tools umsehen zu können. Nicht jede Meeting-Software ist für jedes Meeting geeignet und nicht jede Whiteboard-Anwendung für jeden Workshop.

Basierend auf ihren Zielen und den Voraussetzungen der Teilnehmer können unterschiedliche Tools für Sie geeignet sein. Wir haben Ihnen hier eine kleine Auswahl der gängigsten und nutzerfreundlichsten Anwendungen zusammengestellt. Fast alle sind sowohl über unterschiedliche Browser als auch via Desktopvariante nutzbar:

Zoom ist leicht handhabbar und bietet durch das Teilen des Bildschirms, Breakout-Rooms und die Whiteboard-Funktion eine gute Möglichkeit für Frontalvorträge wie auch Interaktionsphasen bei rein digitale Treffen. Als Breakout-Rooms werden separate digitale Räume innerhalb eines Zoom-Meetings bezeichnet. Sie bieten die Möglichkeit der Aufteilung der Teilnehmer in Kleingruppen und können vom Moderator flexibel erstellt werden.

Es steht als kostenfreie Variante für bis zu 100 Nutzer zur Verfügung, aufgrund der damit verbundenen zeitlichen Begrenzung einer Sitzung auf 40 Minuten empfehlen wir jedoch die Anschaffung einer der kostenpflichtigen Varianten.

Wonder ist sehr leicht zu handhaben und eine Meeting-Software, die weniger rigide ist als Zoom. Sie ermöglicht das Anlegen und die freie Bewegung zwischen verschiedenen Gesprächs- bzw. Themengruppen (max. Gruppengröße je Einzelgruppe, 15 Personen). Auch hier kann der Bildschirm geteilt werden. Es handelt sich um eine kostenfreie Anwendung.

Mentimeter ist ein Tool zur Einbindung des Publikums in Präsentationen. Es können beispielsweise Fragen gestellt, Umfragen oder ein Quiz aufgesetzt werden. Über einen Link können die Teilnehmer ihre Antworten abgeben. Die Ergebnisse können sofort nach Ende der Abstimmung in die Präsentation eingebaut werden. Es handelt sich um eine Browseranwendung. Bereits die kostenfreie Option reicht für die geplanten Veranstaltungen aus.

Miro und Mural sind Tools zur digitalen Zusammenarbeit und erlauben es mehreren Nutzern, parallel an verschiedenen Inhalten zu arbeiten. Die Basis ist eine Art Whiteboard, das je nach Bedarf gemeinsam genutzt werden kann. Es eignet sich für verschiedene Anwendungsfälle z. B. Brainstorming oder agile Methoden und kann im Rahmen von Workshops eingesetzt werden. Vom Leistungsumfang her unterscheiden sich die Anbieter kaum. Miro bietet eine freie Version für ausgiebige Tests, diese ist jedoch nur für Einzelpersonen und Besucher sinnvoll nutzbar. Für interaktive Workshops ist eine kostenpflichtige Variante. Mural bietet lediglich eine kostenfreie Testphase an, nach deren Ablauf die Nutzung kostenpflichtig wird.

4. Tipp: Gute Vorbereitung zahlt sich aus!

Unabhängig davon was, für eine Art von Online-Veranstaltung Sie durchführen wollen, gute Vorbereitung zahlt sich immer aus. Das betrifft die Einladung der einzelnen Teilnehmer inklusive Kalendereintrag, genauso wie das Vorbereiten von Alternativen im Falle nicht funktionierender Präsentationen oder ähnlicher technischer Probleme.

Eine durchdachte Einladung spart Ihnen Zeit und hinterlässt einen positiven Eindruck bei Ihren Teilnehmern. Wesentliche Punkte sind hier:

• Angaben zur Zeit, Einwahlmöglichkeiten und der Verweis darauf, mit welchen Tools ggf. gearbeitet wird.
• Automatischen Kalendereintrag mitsenden.
• Kurze Zusammenfassung der wesentlichen Inhalte und Ziele.
• Kommunikationsalternative offerieren, falls Verbindungsprobleme auftreten.

Gut informierte Teilnehmer springen weniger häufig kurzfristig ab und wissen zu Beginn der Veranstaltung bereits, was Sie erwarten können und was von Ihnen erwartet wird.

Neben der inhaltlichen Vorbereitung sollten auch die technischen Aspekte gut vorbereitet werden, um Ausfälle und Störungen zu minimieren. Dazu gehört, dass Sie Ihre Präsentation zusätzlich als PDF sichern, falls Ihnen Ihre Präsentationssoftware Probleme bereitet. Für den Fall, dass Sie Ihren Bildschirm nicht teilen können, sollte eine andere Person (technischer Helfer) ebenfalls Zugang zu den relevanten Unterlagen haben. Dies ist auch nützlich, falls der Hauptverantwortliche eine schlechte Verbindung hat oder die Verbindung ganz abbricht.

Auch das Abspielen von Videos über den eigenen Rechner kann zur Herausforderung werden. Testen Sie vorab, welche Einstellungen für eine funktionierende Übertragung über den geteilten Bildschirm nötig sind. Kommt es trotzdem zu Problemen, kann es hilfreich sein, dass Video (falls möglich), über eine Videoplattform wie YouTube abzuspielen. Im schlimmsten Fall können Sie den Link im Chat teilen, sodass die Teilnehmer später noch einmal reinschauen können.

Generell gilt, ein Notfallplan hat noch niemandem geschadet. Im schlimmsten Fall hat alles gut funktioniert.

5. Tipp: Nicht zu wenige, nicht zu viele, …

Wen brauchen Sie in Ihrem Veranstaltungsteam?

Je nach Art der Veranstaltung und Anzahl der Teilnehmer sollte die Antwort auf diese Frage unterschiedlich ausfallen. Grundsätzlich gilt jedoch, planen Sie am besten immer eine zusätzliche Person ein, die sich nur um technische Fragen kümmert. Unterschätzen Sie nicht, wie sehr technische Probleme, wie der Zugang zum Meetingraum oder nicht funktionierende Präsentationen, den Ablauf einer Veranstaltung und die Konzentration der Beteiligten stören können. Hier lohnt es sich, immer einen Plan B in der Tasche zu haben.

Je mehr Teilnehmer eine Veranstaltung hat und je höher der Grad an Interaktion ist, umso mehr involvierte Personen brauchen Sie. Dies können Moderatoren für Kleingruppen in sog. Breakout-Sessions sein, eine zweite Person, die im Notfall den Hauptmoderator vertreten kann, oder jemand, der sich nur um den Chat und Nachfragen der Teilnehmer kümmert.

Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie für ein Kundenmeeting eine ganze Fußballmannschaft auffahren müssen. Sorgen Sie für Ausfallsicherheit und angemessene thematische Unterstützung, aber involvieren Sie niemanden unnötig. In Ihrer Vorstellungsrunde können Sie kommunizieren, wer von Ihnen warum an dieser Veranstaltung teilnimmt und wer für die Teilnehmer in welchem Fall als Ansprechpartner dient. Das schafft Klarheit und vermeidet unnötige Störungen im Veranstaltungsablauf.

Planung ist alles:

Nach so einer guten Vorbereitung steht ihrer erfolgreichen Online-Veranstaltung nun nichts mehr im Wege. Wir wünschen Ihnen gutes Gelingen.

Weitere Informationen rund um das Thema „Tools und Ausstattung für Online-Veranstaltungen“ finden Sie in unserem Whitepaper. Kontaktieren Sie uns einfach: